O período mais importante para todas as cooperativas chegou: as assembleias gerais. Nela, os cooperados exercem seu poder de voto e cumprem com o segundo princípio do cooperativismo, a gestão democrática. No entanto, conseguir a adesão da maior parte dos associados ainda é um desafio para as cooperativas. A assembleia geral em questão é a ordinária, que acontece nos primeiros três meses do ano vigente. A ideia é que a reunião aconteça após o término das atividades de exercício social, assim, as metas e planos para o ano são alinhadas e as sobras e faltas, repartidas. Como sabemos, os cooperados são os donos da organização e, por isso, devem estar a par de tudo o que acontece e têm poder de voto. Mesmo assim, muitos não marcam presença nas assembleias gerais. As razões são inúmeras e podem ser coletivas ou individuais. Todavia, para a felicidade das cooperativas, essa ausência pode ser revertida com algumas dicas. Listamos, a seguir, seis sugestões para aumentar o engajamento nas assembleias. Boa leitura! Realize assembleias virtuais ou semipresenciais Até julho de 2020, as assembleias gerais aconteciam, obrigatoriamente, no formato presencial, porém, com a pandemia de Covid-19, as cooperativas precisaram se adaptar. Diante desse problema, a Lei 14.030 e a Instrução Normativa nº 81 do Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI) regulamentaram e implementaram o modelo de assembleia remota. Apesar da mudança ter sido implementada para adaptar as reuniões em um momento de crise, nada impede as cooperativas de aproveitarem a alteração na lei para aumentar o engajamento nas assembleias. Assembleias virtuais ou semipresenciais dão oportunidade ao cooperado de participar do conforto de casa ou de qualquer outro local. Dessa maneira, o associado tem a liberdade de escolher como e onde participará da reunião e não precisa se preocupar com deslocamento até a cooperativa. Sicoob Credicitrus: um exemplo de sucesso O Sicoob Credicitrus é um belo exemplo das assembleias virtuais. Desde 2018, a cooperativa busca inovar, modernizando seus processos. Por conta da cultura de inovação e do lançamento do aplicativo Sicoob Moob, a transição para o modelo online de trabalho e de assembleias aconteceu sem grandes problemas. Mesmo com o fim da pandemia, a Credicitrus continuou realizando as assembleias gerais ordinárias e extraordinárias de maneira virtual. E durante o Cooptech Crédito 2023, Walmir Segatto, o CEO da cooperativa, revelou que a assembleia de 2023 contou com a participação de mais de 50 mil cooperados. Segundo ele, as tecnologias e inovações foram essenciais para o recorde de maior participação em assembleia no cooperativismo brasileiro. Segatto ainda contou que as assembleias de 2018 contaram apenas com dois mil associados. Além das reuniões virtuais, alguns encontros presenciais aconteceram. Durante três dias, a Credicitrus realizou 102 encontros com cooperados e colaboradores nos municípios onde a cooperativa está presente. Nos eventos, os gerentes das unidades apresentaram e explicaram os temas discutidos e abriram a votação aos associados. Implemente tecnologias e aplicativos Mas é claro que, para as assembleias acontecerem da maneira ordenada pela legislação, as organizações contaram com a ajuda de tecnologias. Tentando manter a qualidade dos encontros e torná-los viáveis, algumas cooperativas desenvolveram aplicativos e sistemas. Com eles, é possível realizar as assembleias e votações com segurança e qualidade. Assim, o cooperado se sente seguro para participar da reunião sem grandes dificuldades. Conheça, a seguir, algumas alternativas tecnológicas para realizar assembleias virtuais ou semipresenciais. Curia Um grande exemplo é o Curia, aplicativo da Coopersystem. A cooperativa de trabalho iniciou o desenvolvimento do aplicativo no início de 2020 e acelerou o processo diante da pandemia. No início, a Coopersystem estava focada em atender às próprias demandas, no entanto, a ferramenta passou a ser desenvolvida para atender às necessidades de outras cooperativas. O aplicativo apresenta diversas funcionalidades, começando pelo registro de presença dos cooperados nas assembleias cadastradas. O Curia também é capaz de levar itens para votação, incluir propostas em tempo real e criar eleições de conselho. Tudo isso é feito com segurança, visto que cada associado possui um acesso único. Cogem e Expocaccer são exemplos de cooperativas que utilizam o Curia - e tiveram seus cases contados no InovaCoop. Távola A LibreCode também achou uma alternativa para auxiliar no processo de adaptação para as assembleias remotas. Em maio de 2020, a cooperativa lançou a Távola, um sistema de acesso restrito que conta com recursos para a disponibilização de documentos e criação de atas colaborativas. Além disso, a ferramenta grava as assembleias, gera relatórios para a lista de presença e a quantidade de votos por itens em pauta. “As votações podem ser todas feitas pela própria ferramenta com apuração em tempo real”, explica Daiane Alves, co-founder e CFO (Chief Financial Officer) da LibreCode, ao InovaCoop. Moob O Sicoob Nacional também estava preparado para se adaptar às assembleias online. Em 2018, a cooperativa desenvolveu o aplicativo Moob com o objetivo de aumentar a interação e o engajamento dos cooperados. Com a pandemia, o app recebeu a versão com a possibilidade de reuniões via Zoom. Hallo Caso você não queira criar seu próprio sistema ou aplicativo, existem alternativas no mercado. O Sistema Ailos implementou a tecnologia da startup Hallo, especializada em desenvolver soluções digitais para instituições financeiras. Para usarem a tecnologia da Hallo, os associados das 14 cooperativas do Sistema Ailos receberam um link para baixarem o app e um token para acessar o evento. Além disso, o aplicativo transmite a assembleia e realiza votações. A plataforma também dá permissão para as cooperativas customizarem a interface, selecionando informações e funcionalidades importantes. As possibilidades de customização englobam: votação online, resultados em tempo real, transmissão ao vivo, fórum, vídeos, pré-assembleia, e documentos demonstrativos e relatórios. Aposte nas redes sociais Atualmente, usamos as redes sociais para nos informarmos sobre diversos assuntos. Então, com um perfil nas redes, as cooperativas conseguem se aproximar ainda mais de seus cooperados. A ideia é criar postagens educativas, descontraídas, com interação e, principalmente, conteúdo de qualidade. E por que não usar essas ferramentas poderosas para aumentar o engajamento nas assembleias? Pensando em educar os cooperados sobre as reuniões anuais, as publicações podem abordar: A necessidade das assembleias; Como participar; A importância da presença dos cooperados; Quais assuntos podem ser abordados; Como é realizado o encontro; Como acontece a votação. Desse modo, o cooperado compreende a importância de sua presença e o impacto que ela causa nas decisões. Além disso, o associado entende que pode e deve dar sua opinião nos assuntos discutidos. Não se limite às redes sociais As redes sociais são importantes para aproximar o cooperado da cooperativa. No entanto, fazer publicações por lá não é o único método de chamar a atenção dos associados sobre a importância das assembleias gerais. Com a identificação do perfil dos cooperados, é possível escolher outros formatos de conteúdo que podem causar mais impacto, chamar a atenção do público-alvo e prender a atenção. Informativos (semanais, mensais ou semestrais), vídeos, podcasts e newsletters são opções consistentes, e que podem aumentar o engajamento nas assembleias. Ensine sobre a importância das assembleias Não é novidade que as cooperativas colocam em prática diversas iniciativas de educação para os colaboradores e cooperados. Projetos como esses fomentam o sentimento de pertencimento dos indivíduos e os integram no mundo do cooperativismo e suas particularidades. Por mais que as redes sociais e outros meios de comunicação sejam mais apelativos, o conteúdo pode não ser absorvido com muita atenção. É nesse momento que cursos, canais de educação e materiais desenvolvidos pela cooperativa entram em ação. Aprofundando os temas apresentados e discutidos na internet e em outros canais de divulgação, o cooperado entende, em detalhes, a importância e o propósito das assembleias gerais. Com o conhecimento afiado sobre o assunto, a vontade de fazer parte do que foi ensinado é inevitável. Seja (ainda mais) transparente Praticar a transparência financeira, compartilhando relatórios e demonstrações regulares, pode aumentar o engajamento nas assembleias. Isso porque, ao analisarem os documentos apresentados, os membros conseguem tomar decisões assertivas, baseando-se em fatos. Outra forma de praticar a transparência e incentivar a participação dos cooperados nas assembleias é a atenção aos feedbacks. Ao considerar os elogios, sugestões e críticas dos associados, a cooperativa contribui para o aumento do sentimento de pertencimento. Conclusão: aumentar o engajamento nas assembleias é possível Fomentar o engajamento nas assembleias não é uma tarefa simples, mas também não é impossível. Em um mundo repleto de informações e atrativos, as cooperativas precisam se manter relevantes e continuar atraindo os cooperados. Ao compartilhar informações e ensinamentos sobre o mundo cooperativo e tornar o processo de participação nas assembleias cooperativas mais flexível, as organizações estão caminhando para o sucesso. E, pensando em facilitar o processo de mudança interna, confira o Guia prático: Como realizar assembleias digitais, produzido pelo InovaCoop!